La agenda del jefe y la agenda del trabajador

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¿Porque hay algunos que odian y otros que les gusta hacer reuniones?

Muchas veces las reuniones son muy necesarias y son las que resuelven los cuellos de botella en la toma de decisiones. Sin embargo, para algunos el costo de usar el tiempo personal es muy alto y va más allá de la hora o hora y media de reunión, ya sea por temas externos a ellos o por preferencias personales. Esto nos hizo pensar que hay ciertas personas a las que les gustan las reuniones, o ven mayor valor en las reuniones, y hay otras a las que nos le gustan las reuniones o que no ven el valor en ellas.

Luego de haber leído y estudiado más, y basándonos en el ensayo de Paul Graham (capo del emprendimiento y programador) entendimos que existen dos maneras distintas de trabajo en cuanto a el valor que se le da a las reuniones y estas se miden por tipo de agenda: la del jefe y la del trabajador.

La agenda del jefe: Es aquella agenda en la que se entiende que la vida laboral de la persona se sustenta principalmente en reuniones con clientes, externos, etc. Generalmente este tipo de agenda está dividida en horas y su meta es llenar el día con la mayor cantidad de reuniones posibles porque estas significan mayor negocios/contactos/información y esto es justamente el propósito de su trabajo.


La agenda del trabajador: Es aquella agenda donde el trabajo significa hacer. En este grupo encontramos a escritores, diseñadores, programadores, analistas, entre otros. El tipo de trabajo que hacen requiere que su agenda diaria esté enfocada en hacer y mantener un alto nivel de productividad. En estos casos las reuniones que cortan el flujo de trabajo y afectan la concentración del trabajador por lo cual ellos optan por hacer reuniones sólo cuando es estrictamente necesario.

 
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La mayoría de las personas podrían definir si sus agendas son más similares a la de un jefe o un trabajador, pero siempre van a estar en un nivel medio. Para entender mejor la definición del valor de las reuniones y donde nos posicionamos creemos que es necesario definir tres verdades:

I) Las reuniones son muy necesarias para llevar a cabo un proyecto. Generalmente en reuniones que son “on-demand” y no planificadas, el flujo de información es del trabajador hacia el jefe, ya que seguramente el jefe necesita cierta información para la toma de decisiones.

II) Cuando uno trabaja en un tema puntual que requiere concentración hay que tomarse el tiempo para entrar en un estado de alta productividad. Esto no es fácil y toma tiempo, pero una vez que estás en ese estado todo empieza a “fluir”.

III) Cuando uno está en una oficina la comunicación entre pares y jefes fluye de mejor manera porque tienes contacto personal y hay una percepción general de estar disponible. No te puedes poner en modo “no molestar” y justamente eso hace que todo el mundo te pueda interrumpir aunque sea un par de segundos. El problema es que uno  necesita por lo menos un espacio de un par de horas para poder enfocarse en tareas y trabajos que justamente son necesarios para tener temas que discutir en las reuniones.

Entonces, imaginemos que es lo que pasa cuando la agenda del jefe tiene que mezclarse con la agenda del trabajador y compatibilizar horarios. Los incentivos personales no coinciden en tiempo ni forma y provoca que están reuniones no sean deseadas por los trabajadores. Lo peor de todo es que el costo personal para los trabajadores será mucho mayor que para el jefe que pidió la reunión, generalmente desde una posición de poder. Es parte de los objetivos de la agenda del jefe tener dichas reuniones, pero para esto el trabajador es sacado de su estado de productividad y le va a tomar tiempo volver retomar.

Agreguemos a esto que es lo que pasa cuando el trabajador no está en una reunión, probablemente estará tratando de hacer las tareas que tiene que hacer pero será interrumpido varias veces durante el dia por sus colegas o jefes por lo que finalmente siempre estará luchando por tratar de trabajar y concentrarse. Y por supuesto odiando las reuniones que lo sacan mas aun de su estado de concentración.

Todos hemos experimentado alguno de estos problemas y parece ser pan de cada dia en la mayoría de las empresas. Sería genial poder tener una solución a esto, ¿no?

Creemos que ZupWork puede solucionar la vida a muchos trabajadores freelancer y también a los trabajadores tradicionales y dependientes ya que estos sufren con la agenda de sus jefes. Con una membresía de Zupwork podrás tener la opción de ir a un lugar, cerca de tu oficina o casa, donde podrás concentrarte y aumentar tu productividad. Suena bien poder escapar de las exigencias de la oficina e ir a un lugar tranquilo con WIFI de alta velocidad y café de grano esperándote.

Emilio Segreste
Edu Donoso